Bijzondere situaties

Als er sprake is van één van onderstaande situaties kunt u recht hebben op (forse) kortingen of dienen er juist extra loonheffingen berekend te worden. In deze gevallen adviseren wij u om contact met ons op te nemen:

• Leer-werk overeenkomst
• Stageovereenkomst
• Huidige of oude uitkeringssituatie van een werknemer
• (gedeeltelijke) Arbeidsgehandicapt / arbeidsongeschiktheid
• Aandeelhouderschap
• Familie van of getrouwd met werkgever
• AOW-gerechtigde

Werknemersdocumenten

U bent als werkgever verantwoordelijk om de juiste werknemersdocumenten te administreren op de werkplek. Bewaar deze goed bij uw administratie. Het gaat minimaal om de volgende documenten:

• Kopie ID bewijs voor- en achterkant (geen rijbewijs) geldig op datum van indiensttreding. Bewaar deze versie altijd, ook al verloopt de geldigheid van het document. Het is belangrijk dat u aan de identificatieplicht heeft voldaan op het moment dat de werknemer in dienst is getreden.
• Een door de werknemer ingevulde Opgaaf loonheffingen (eventueel de studenten- en scholieren versie, beide te downloaden van de pagina Loonheffingskorting aanpassen)
• Arbeidsovereenkomst

Vergoedingen en verstrekkingen

Vraag bij twijfel na bij uw contactpersoon of een vergoeding of verstrekking in de salarisadministratie verwerkt dient te worden. Voor de meeste vergoedingen en verstrekkingen gelden speciale regels.

Aanmelden pensioenfonds

Indien u bij een pensioenfonds of ziekteverzuimverzekering bent aangesloten, dan is het mogelijk dat uw werknemers hier aangemeld dienen te worden.Wij kunnen dit voor u verzorgen, neemt u contact met ons op indien u dit wenst.

Hoe voer ik een nieuwe medewerker in?

Op uw persoonlijke startpagina onder het kopje 'Overzicht' vind u bovenaan de optie om een nieuwe werknemer toe te voegen waarna u een menu van 6 stappen zult doorlopen.

Stap 1:

Alle velden met een "*" zijn verplicht.

De gegevens die in dit veld ingevuld moeten worden zijn:

• Geboortenaam
• Voorletters
• Geboortedatum
• Burgerlijke staat
• Geslacht

Wanneer er meerdere werknemers met dezelfde achternaam zijn of de werknemers elders voornamelijk alleen met de roepnaam vermeld staan is het wenselijk deze ook in te vullen.

Het personeelsnummer word automatisch gezet op het eerstvolgende vrije nummer maar u heeft ook de mogelijkheid deze zelf aan te passen.

Stap 2:

De gegevens die in dit veld ingevuld moeten worden zijn:

• BSN nummer
• Postcode
• Huisnummer
• Straat
• Woonplaats

Wanneer u een postcode + huisnummer invult worden de straat en plaats automatisch verder invullen. Gebeurd dit niet of klopt het niet? Dan kunt u deze alsnog handmatig invullen.

Het is ook mogelijk een werknemer zonder BSN nummer is te vullen, u kunt er dan voor kiezen de knop voor anonieme werknemer aan te zetten. 

Let op! Wanneer u en medewerker zonder BSN nummer invoert is het niet mogelijk om de loonheffingskorting toe te passen.

Wanneer uw werknemers gebruik maken van het werknemersloket is het belangrijk om ook het e-mailadres in te vullen zodat de uitnodiging hiervoor verstuurd kan worden.

Stap 3:

Als eerste vult u in dit veld de in dienst datum in. Heeft de werknemer een contract voor bepaalde tijd? Vul dan ook de aanstelling t/m in en selecteer bij het veld ‘Soort dienstverband’ bepaalde tijd in. Heeft de Werknemer een contract voor onbepaalde tijd? Vul dan het veld ‘Onbepaalde tijd vanaf’ in.

Het volgende veld wat ingevuld moet worden is het veld ‘Werknemerprofiel’. Hier kunt u kiezen voor een vaste werknemer of een oproepkracht.

Is de werknemer een reguliere vaste werknemer? Dan kunt u nu door naar stap 4.

Is de werknemer een oproepkracht? Dan is het belangrijk dat u ook de knop 'Oproep-/invalkracht' inschakelt en bij het veld ‘Opkomstverplichting’ Ja invult.

Stap 4:

Is de werknemer een oproepkracht, dan kunt u deze stap overslaan.

Is de werknemer een vaste werknemer, dan kunt u hier de uren van de werknemer invullen. Bij het veld 'Ploeg' ziet u het standaard fulltime dienstverband. Wanneer het aantal uren per week van de werknemer hiermee overeen komt hoeft u niets in te vullen. Wanneer de uren van de werknemer afwijken van het standaard fulltime dienstverband kunt u de uren per week invullen bij ‘Afwijkend uren per week’. Het is ook mogelijk om hier het rooster in te vullen als de werknemer bijvoorbeeld altijd op een bepaalde dag vrij is of als de uren van de werknemer in de even weken anders zijn als in de oneven weken. Als u het rooster invult en gebruik maakt van onze verlofmodule is het ook belangrijk om de knop 'Verlof bepalen mbv rooster' aan te zetten.

Stap 5:

Wanneer u is het systeem meerdere afdelingen of verdelingseenheden heeft kunt u deze hier selecteren. Wanneer u deze niet heeft kunt u deze laten staan op "0, Algemeen".

U kunt hier onderaan ook het rekeningnummer van de werknemer noteren.

Als u gebruik maakt van een salarisschaal, of de werknemer minimumloon krijgt, kunt u deze bij 'Salarisschaal' en 'Salariscel' selecteren. Als u gebruik maakt van de schalen is het ook belangrijk om de knop ‘Salarisschaal toepassen’ op Ja te zetten.

Als u een Bruto loon invult kunt u dit doen bij 'Basisloon' en vervolgens bij ‘Basisloon eenheid’ selecteren of dit per uur is (voor een oproeper) of per periode (voor een vaste werknemer). Als u een basisloon per periode invult zal dit het loon zijn op basis van het standaard fulltime dienstverband. Als een vaste werknemer een ander aantal uren per week werkt dan het standaard dienstverband van de proef zal dit dus omgerekend moeten worden naar het fulltime dienstverband.

Formule:

De formule is parttime salaris / uren van de medewerker per week x het fulltime dienst verband van de ploeg.

Voorbeeld:

Parttime salaris van medewerker: 2000 euro

Uren per week voor de medewerker: 32

Standaard fulltime dienstverband: 40

2000 / 32 x 40 = 2500

Het basisloon wat genoteerd moet worden is hier €2500,00

De lonen die in dit veld genoteerd worden zijn altijd exclusief vakantietoeslag.

Wanneer u een netto loon voor de medewerker wilt noteren kunt u deze invullen bij 'Nettoloon' en vervolgens bij ‘Nettoloon eenheid’ selecteren of dit per uur is (voor een oproepkracht) of per periode (voor een vaste werknemer).

Stap 6:

Hier vult u linksboven het jaarloon in (bruto maandloon x 12 x 1,08)

Is de werknemer een oproepkracht, dan vult u hier 10.000 in.

Hier kunt u ook de loonheffingskorting toepassen of juist niet (voor toepassen kies ja, voor niet toepassen kies nee).

Wanneer u dit gedaan heeft kunt u kiezen voor 'Opslaan als werknemer'.

Indien u nog bijzonderheden wilt toevoegen zoals een reiskostenvergoeding of auto van de zaak, raadpleegt u dan de overige pagina's van Loketservice.helpjuice.